機能
承認・差戻し
承認・差戻しの機能と画面の説明を、共通スライドにまとめています。企画中の項目は提供済みの機能と区別しています。
よくある疑問
出した稟議が3日止まっています。承認する人に一人ずつ「見ましたか」と聞いて回るしかないんですか？
ファンドを運用する会社の、管理部と情報システムの会話です。どんなお金に承認が要るのかの説明から始めて、「承認ワークフロー」という言葉の意味、金額で承認する人が変わること、止まったときに何が起きるかまで、順に説明します。
この漫画で分かること全17コマ
- この会社と、承認が要るお金
- 止まっている稟議
- ワークフローとは何か
- なぜ承認が要るのか
- 金額で承認する人が変わる
- 止まったときに起きること
- 下りた後に起きること
- Autaisの場合
- AIが足すもの
- 最初の問いへの答え
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
都内のベンチャーキャピタル。社員60人。投資家から預かった資金でファンドを運用している。
三雲はファンド管理部。投資家とのやりとりと、お金を動かす手続きを担当している。
芝崎は情報システム。社内で使うシステムの面倒を見ている。
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この会社で、承認をもらってから出すお金 投資の実行・追加出資 投資先へ出すお金。1件あたり数千万円〜数億円 外部への支払 監査法人・事務代行への報酬 ファンドの費用 管理報酬、設立にかかった費用 経費精算 出張費など。1件あたり数万円 月に30件ほど。金額も相手もばらばらで、上の行ほど決めてよい人が限られる。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 会社のお金を出すときは、申請を出して、決められた人に承認してもらいますよね。
芝崎 亮 はい。金額が大きいほど、支出を決めてよい人は限られます。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 投資先のC社へ追加で出資する稟議を出しました。
三雲 楓 3日たつのに返事がなくて。稟議が誰のところで止まっているのかも分かりません。
※【稟議】ある金額を使ってよいかを、決められた人たちに順番に承認してもらう社内手続き。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 承認する人に一人ずつ「見ましたか」と聞いて回るしかないんですか。
芝崎 亮 承認ワークフローという仕組みが、聞いて回る手間をなくします。
三雲 楓 ワークフロー、というのは。
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追加出資の稟議 ─ 誰が、どの順番で承認するか 申請する人 三雲（ファンド管理） 最初に承認する人 投資担当 次に承認する人 投資責任者 全部そろったら 申請した人へ通知 上から順に承認していく。いま誰のところで止まっているかが、この表でそのまま分かる。
芝崎 亮 情報システム
芝崎 亮 承認ワークフローは、誰の承認をどの順番でもらうかを、先に決めて登録しておく仕組みです。
芝崎 亮 紙の決裁書を回していた順番を、画面の上へ写します。
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承認を通さずに出すと、何が起きるか 見るべきものを見ずに決める 手元の資金、まだ払い込まれていない出資金、他の投資先とのつり合い ファンドの契約で決めた制限を超える 1社への投資上限や投資できる対象の決まりを、その場で確かめられない 決めた人が分からなくなる 口頭とメールだけだと、後から経緯をたどれない 監査とLPへの説明で困る 規程どおりの決裁を通した証拠を、後から示せない 一人では全部を見きれない。上の2つがその場で起きる損失、下の2つは後から効いてくる。だから決めてよい人を先に決めておく。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 そもそも、承認は要るんですか。申請者が自分で決めたほうが早いのに。
三雲 楓 …あ、値引きを1つ決めるにも、原価と、売上の目標と、取引先との長い付き合いを見ないといけないですね。
芝崎 亮 金額が大きいほど、ひとりで決めてはいけない決まりになっています。
※【LP】ファンドに出資している投資家のこと。出資の使い道について、運用する側に説明を求める立場にある。
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金額ごとに、誰が承認するか 5,000万円未満 投資責任者のみ（投資担当を飛ばす） 5,000万円〜3億円未満 投資担当 → 投資責任者 3億円以上 投資責任者 ＋ 管理部長（合議） 金額帯は重ならず、間も空けない。どの申請も、必ずどれか1行に決まる。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 承認する順番は、いつも同じなんですか。
芝崎 亮 金額で承認する人が変わります。文房具を買うのに役員の承認が要ったら、誰も仕事になりません。
芝崎 亮 少額なら担当を飛ばして責任者だけ。高額なら投資責任者と管理部長の合議になります。
※【合議】複数の承認者がそろって承認しないと次へ進まない決め方。ひとりが承認しただけでは止まったままになる。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 つまり、申請を出した時点で、誰が承認するかはもう決まっているということですか。
芝崎 亮 はい。申請ごとに誰かが承認者を選ぶのではなく、先に登録した順番のとおりに進みます。
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止まっている申請 C社 追加出資 8,000万円 2人目の承認で3日経過 → 承認者へ督促を送信済 次にすること 5日を過ぎたら、その上長へ自動で通知 督促は人が思い出して送るものではない。上の行の「3日経過」がきっかけになって、自動で出る。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 稟議が止まったままだと、誰かが気づくまで放っておかれますか。
芝崎 亮 システムが自動で督促を出します。3日動かなければ承認者本人へ、5日で承認者の上長へ。
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承認が下りた後にできるもの タスク C社への送金手続き 担当：三雲 期限：3月25日 文書 稟議書（原本） この申請にひも付けて保存 タスクと文書は別々に作るものではない。承認が下りた時点で、同じ申請番号のまま自動でできる。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 承認が下りたら、稟議は終わりですか。
芝崎 亮 システムが次の仕事を自動で作ります。担当と期限の付いたタスクと、稟議書の原本の保管先までです。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 Autaisも、同じやり方なんですか。
芝崎 亮 Autaisも、承認の仕組みは同じです。
芝崎 亮 ただ、承認と、仕事の管理と、文書を、別々のシステムで持っている会社が多いと思います。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
芝崎 亮 Autaisは、承認とタスクと文書を一つのシステムの中に持ちます。
芝崎 亮 承認が下りた後で、別のシステムへ入れ直す手間がありません。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 AIが入ると、何が増えるんですか。
芝崎 亮 AIが、督促を出す前に、承認者の処理状況を材料として出します。
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C社 追加出資 承認状況 1人目 投資担当 承認済（3月18日） 2人目 投資責任者 承認待ち 3日経過 管理AI 督促の候補を作成 止まっているのは、上から2行目。督促を出すと決めるのは人で、AIは候補を作るところまで。
三雲 楓 ファンド管理
管理AI C社 追加出資の稟議が、2人目の承認者のところで止まっています。依頼から3日です。督促を出しますか？
三雲 楓 督促を出してください。
※【運用上の注意】AIは督促の文面作成と送信まで行えますが、送ってよいかどうかの最終判断は人が行ってください。
※承認・却下・差戻しの判断をAIに代行させないでください。誰が決裁したかを後から示せる状態を保つためです。
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三雲 楓 ファンド管理
管理AI 出しました。投資責任者は同じ3日間に、ほかの承認を4件済ませています。
管理AI C社の稟議だけが手つかずで、差し戻しでもありません。
三雲 楓 督促を出してよいか迷って、3日置いていました。理由が分かったので、出せました。
※【差し戻し】承認せずに申請者へ返すこと。内容を直して出し直すことになる。
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芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 ファンド管理
三雲 楓 最初の質問に戻りますが──承認する人に一人ずつ「見ましたか」と聞く必要は、ありますか。
芝崎 亮 ありません。稟議が誰のところで止まっているかは画面で分かり、督促は日数で自動的に出ます。
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ここまでに出てきたこと 承認ワークフロー 誰の承認をどの順番でもらうかを、先に決めて登録しておく仕組み 金額による分岐 金額ごとに承認する人が変わる。高額は合議 自動の督促 止まった日数がきっかけ。本人へ、そして上長へ AIが足すもの 督促を出す前に、承認者の処理状況を材料として出す 下のスライドで、申請・承認待ち・差戻し・多段階の設定を1つずつ見せます。
芝崎 亮 情報システム
三雲 楓 下のスライドで、Autaisで設定できることを1つずつ見せてもらえますか。
※作中の社名・人物・金額・日数は説明のための設定で、製品の既定値や実績値ではありません。
作中の社名・人物・数値は架空です。実績値ではありません。
機能ガイド承認の流れから探す
タスク作成・通知は関連機能として別に説明します。
機能ガイド申請を判断可能な状態で回す
- 申請
- 承認待ち
- 差戻し
- 承認履歴
history Before 承認がどこで止まっているか分からない
依頼をメールやチャットで送るため、承認済みか、差戻しか、まだ見ていないのかを一人ずつ確認して回る。
task_alt After 判断と次の処理を追跡
承認待ち一覧から判断し、差戻し先とコメントを記録する。
期待できるメリット
- 承認待ちを一覧で見て、止まっている箇所を特定できる
- 差戻しの理由を記録として残せる
- 段階承認・並列承認の途中経過を追える
期待効果の例です。NAV接続の2段階承認等はローカル実画面で確認済みです。その他の業務・承認方式へ検証結果を一般化しません。承認者の判断内容は自動生成しません。
コード確認済み・操作検証前承認申請を起票する
- 申請番号・タイトル・対象を保持します。
- 承認ルートを起票します。
承認申請対象データ申請番号
申請前の入力チェックは各業務画面に依存します。
コード確認済み・操作検証前承認待ちを一覧で確認する
- 承認待ち件数を確認します。
- 許可されたアクションを表示します。
クリックで全画面表示
- 入力
- 申請する側は、種別と件名、中身、期限を入れて出します。誰が何段目で承認するかは、あらかじめ決めておいた経路に沿います。
- 出力
- 承認する人の画面には、自分の番が回ってきた申請だけが並びます。何段中の何段目かも見えるので、どこで止まっているかが分かる、という具合です。
別タブで開きます。元のスライドはそのまま残ります。
閲覧対象はテナント・ロール・ワークフロー設定に依存します。
コード確認済み・操作検証前承認・却下・差戻しを実行する
- 差戻し先ステップを選択します。
- コメントと判断結果を保存します。
承認却下差戻しコメント
差戻し後の修正・再申請は対象業務の運用で確認します。
コード確認済み・操作検証前多段階・並列・代理承認を設定する
- 承認ステップを設計します。
- 条件に応じたルートを設定します。
多段階並列承認代理承認SLA
共通基盤の設定項目です。NAV接続が対応する方式は限定され、ここにある全方式をNAVで使用できるとは限りません。組織ロールとの整合や職務分離は別途レビューします。
コード確認済み・操作検証前承認履歴と監査証跡を確認する
- 履歴を申請単位で確認します。
- 監査トレイルPDFの生成サービスがあります。
承認履歴監査証跡出力
外部監査への受入可否や保管期間は運用・規程に依存します。
スクロールで全スライドを閲覧できます。目次・上下ボタン・上下矢印キーでも移動できます。